ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
แนวคิดระบบสารสนเทศทางการ
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายบริษัท เน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2. การประเมินผลข้อมูลเพพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์การวางแผนการสั่งการและการควบคุม
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูของธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน ถูกต้องและน่าเชื่อถือ
ความหมายของการบัญชี
เอฟเอเอบี (FASB. อ้างถึงใน พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม, 2545. หน้า 5) ระบุว่า
การบัญชี คือ ระบบสารสนเทศระบบหนึ่ง มีไหน้าที่รวบรวม บันทึก และจัดเก็บรายการค้าและเหตุารณ์ทางธุรกิจต่างๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานที่เกิดขึ้น พร้อมมีการนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ
จากข้อความข้างต้น การบัญชี คือระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์หรือใช้มือจัดทบัญชีก็ได้ มี 4 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก คือการลงบันทึกความจำซึ่งเกี่ยวข้องกับเหตูการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นแต่ละวัน
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก คือการนำข้อมูลที่จกบันทึกไว้ในสมุดรายวันไปจำแนกหมวดหมู่หรือแยกประเภทบัญชีในสมุดขั้นปลาย
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล คือกการนำข้มูลที่ผ่านการจำแนกประเภทมาสรุปผลเป็นรายงานทางการเงินหรืองบการเงินภายใในงวดเวลาบัญีหนึ่ง
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย คือการนำข้อมูลซึ่งสรุปผลในรายงานทางวิทยาศาสตร์ทางการเงินมาทำการวิเคราะห์ในรูปของร้อยละ จากนั้นนำผลการวิเคราะห์มาแปลความหมายและนำเสนอผลการวิเคราะหแก่บุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ
ประเภทการบัญชี
สามารถจำแนกออกเป็น 2 หมวดคือ
1.ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฎจักรการบัญชี มีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจเริ่มตั้งแต่ การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้นซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมาบันทึกรายการในสมุดขั้นต้นหรือสมุดรายวันและผ่าน รายการบัญชีไปยังสมุดแยกประเภท จากนั้นจึงทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการเมื่อสิ้นงวดเวลา บัญชีก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภท หลังจากนั้นจึงจัดทำงบกำไรขาดทุนพร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้า บัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี
2.ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาทำการจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานตาม ความต้องการของผู้ใช้ กำหนดรูปแบบของรายงานไม่มีความชัดเจนขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงาน หรือผู้บริหารระดับต่างๆ ขององค์การโดยส่วนใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของรายงานผลการดำเนินงาน
หลักการบัญชี
หลักการบัญชี คือมีการนำเสนอสารสนเทศทางการ
สารสนเทศทางการบัญชี
แนวคิด สารสนเทศทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือ งบการเงินและการภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานวิเคราะห์ต้นทุนต่างๆรายงานงบประมาณ ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ออกจากระบบสารสนเทศทางการบัญชีและใช้เป็นหลักฐานทางการ เงิน ดังนี้ 1.ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรที่แท้จริงขององค์การ 2.ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ 3.ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ 4.ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี 5.ช่วยในการวางแผนธุรกิจ 6.ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้าต่อไปได้
ประเภท แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ 2.1 เอกสารทางการบัญชี คือ หลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชีมีจุดเริ่มต้น ตั้งแต่เอกสารที่ระบุแหล่งข้อมูลเบื้องต้นจนกระทั่งเอกสารที่ใช้บันทึก ข้อมูลก่อนที่จะออกงบการเงินจำแนกได้ 4 ประเภท ดังนี้ 2.1.1 เอกสารขั้นต้น เอกสารใช้สำหรับการลงบัญชีและการบันทึกรายการเริ่มตั้งแต่การเกิดรายการค้า 2.1.2 สมุดรายวัน เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าสมุดบัญชี คือ เอกสารที่นำมาใช้สำหรับการบันทึกบัญชีในระบบมือ 2.1.3 บัญชีแยกประเภท เอกสารที่ได้จากการผ่านรายการบัญชีจากสมุดรายวันโดยมีการจำแนกหมวดหมู่บัญชีที่เกี่ยวข้อง 2.1.4 งบทดลอง เอกสารที่แสดงยอดคงเหลือในบัญชีทุกบัญชีของบัญชีแยกประเภท 2.2 รายงานทางการเงิน คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน หรือระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงินแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ 2.2.1 งบการเงิน รายงานที่แสดงผลการดำเนินฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการแบ่งได้ดังนี้ 1. งบดุล แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ 2. งบกำไรขาดทุน แสดงผลการดำเนินงานของธุรกิจ 3. งบกระแสเงินสด งบแสดงการไหลเข้าและไหลออกของกระแสเงินสด 4. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ 5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลหรือรายละเอียดจากรายการและตัวเลขที่แสดงในงบการเงินประกอบด้วย 3 ส่วนดังนี้ 1. เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน 2. นโยบายการบัญชีที่ธุรกิจเลือกใช้ของแต่ละหัวข้อบัญชี 3. ข้อมูลส่วนอื่น 2.2.2 รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มี 3 รูปแบบดังนี้ 1.รายงานภาษีขายเป็นรายงานที่กำหนดให้ธุรกิจบันทึกภาษีขายที่ธุรกิจพึงเรียกเก็บจากลูกค้า 2. รายงานภาษีซื้อ รายงานที่ธุรกิจบันทึกภาษีซื้อที่ถูกเรียกเก็บจากธุรกิจผู้จำหน่ายสินค้า 3. รายงานสินค้าและวัตถุดิบ แสดงสินค้าที่ได้มาและจำหน่ายไป 2.3 รายงานทางการบริหาร คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ไดจากงบการเงินมาทำการวิเคราะห์ ทางการเงินเพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำไปใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและการ บริหารภายในองค์การ การกำหนดรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารระดับต่างๆสามารถยก ตัวอย่างได้ดังนี้ 2.3.1 รายงานด้านงบประมาณ 2.3.2 รายงานด้านการบัญชีต้นทุน 2.3.3 รายงานวิเคราะห์งบการเงิน
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
Hall ระบุถึง การรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 3 ระบบดังนี้
1.ระบบประมวลผลธุรกรรม คือ ระบบที่สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวัน
2.ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงิน คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงิน
3.ระบบรายงานทางการบริหาร คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ
ระบบ ประมวลผลธุรกรรมจะมีการจำแนกธุรกรรมที่เป็นตัวเงินขั้นพื้นฐานทางการผลิต การตลาด การบริหารทรัพยากรมนุษย์และการเงิน ผ่านรายการเข้าสู่ระบบบัญชีแยกประเภททำการปรับยอดคงเหลือในบัญชีที่เกี่ยว ข้องเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประมวลผลเพื่อออกรายงานทางการเงินเมื่อสิ้น งวดวันออกบัญชี การประมวลสารสนเทศทางการบัญชีที่เป็นผลลัพธ์จากบัญชีแยกประเภทเพื่อตอบสนอง ความต้องการใช้ข้อมูลของผู้บริหาร สามารถแยกได้ 5 ระบบดังนี้
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม มีลักษณะที่คล้ายคลึงกันและเกิดขึ้นซ้ำๆ ในแต่ละวันทำการ การเกิดขึ้นซ้ำของธุรกรรมนี้เรียกว่า วัฏจักรรายการค้าจำแนกวัฏจักรรายการค้าเป็น4 ประเภทคือ
1.1 วัฏจักรรายจ่าย ที่ก่อให้เกิดรายจ่ายประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้
- การสั่งซื้อละรับสินค้า
- การควบคุมเจ้าหนี้และเงินสดจ่าย
- การซื้อสินทรัพย์ถาวร
- การจ่ายเงินเดือนพนักงาน
1.2 วัฏจักรรายได้ ที่ก่อให้เกิดรายรับเข้าธุรกิจประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้
- การขายและจัดส่งสินค้า
- การแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน
- การควบคุมลูกหนี้และรับชำระเงิน
1.3 วัฏจักร การแปลงสภาพ ที่ก่อให้เกิดการแปลงสภาพทรัพยากรวัตถุดิบ ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโรงงาน ให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปตามคำสั่งผลิตของลูกค้าประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจ ดังนี้
- การควบคุมวัตถุดิบและสินค้าคงเหลือ
- การผลิต
- การคำนวณต้นทุนการผลิต
1.4 วัฏจักรการบริหารจัดการเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการสินทรัพย์ของธุรกิจประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้
- การควบคุมเงินสด
- การควบคุมสินทรัพย์
2. ระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายธุรกิจ
ลำดับ แรกของการเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกิจภายใต้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นต้อง จัดเตรียมผังบัญชีที่แสดงการจัดหมวดหมู่บัญชีภายใต้การดำเนินงานของธุรกิจ อย่างเป็นระเบียบกระบวนการของระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายธุรกิจอธิบายได้โดยใช้ แผนภาพกระแสข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงภาพรวมของระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่ เชื่อมโยงข้อมูลกับระบบสารสนเทศอื่นๆโดยการรับเข้าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องจาก ระบบสารสนเทศอื่น เพื่อมาประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ คือ สารสนเทศทางการบัญชีอธิบายได้ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศทางการผลิตจะส่งธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อวัตถุดิบและการผลิตสินค้าเข้าสู่ระบบ
2.ระบบสารสนเทศทางการตลาดจะส่งธุรกรรมการขายสินค้าเข้าสู่ระบบ
3.ระบบสารสนเทศทางการเงินจะส่งธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสดเข้าสู่ระบบ
4.ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์จะส่งธุรกรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์เข้าสู่ระบบ
5.ผู้จัดการงานจะส่งรายการปรับปรุงบัญชีและงบประมาณเข้าสู่ระบบ
6.ผู้ใช้รายงานจะรับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจากระบบ
3.ระบบบัญชีแยกประเภท
3.1 การบันทึกรายการปรับปรุงเป็นขั้นตอนการนำเข้ารายการปรับปรุงบัญชี อาจจะเป็นการปรับปรุงข้อผิดพลาดที่พบในการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบสารสนเทศ อื่น
3.2 การผ่านรายการบัญชี เป็นขั้นตอนของการโอนรายการจากบัญชีสมุดรายวันทั่วไปเข้าสู่แยกประเภท
3.3 การ ปรับปรุงยอดคงเหลือหลังจากที่ระบบมีการผ่านข้อมูลบัญชีเรียบร้อย ระบบจะทำการปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีที่เกี่ยวข้องแต่ละบัญชีภายในแฟ้มงบ ทดลองให้เป็นปัจจุบัน
3.4 การออกรายงานการผ่านบัญชีเป็นขั้นตอนการออกรายงานที่ได้จากการผ่านรายการบัญชี
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
4.1 การประมวลผลรายงาน
4.2 การพิมพ์รายงานเป็นขั้นตอนหลังจากการประมวลผลรายงานเรียบร้อยแล้ว
4.3 การปิดบัญชีเป็นขั้นตอนหลังออกรายงานทางการเงินเรียบร้อยแล้ว
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
5.1 การจัดเตรียมรูปแบบรายงาน
5.2 การประมวลผลรายงาน
5.3 การพิมพ์รายงาน
เทคโนโลยีทางการบัญชี
1.โปรแกรม สำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ซอฟแวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟแวร์ถูกพัฒนาขึ้นใช้ เฉพาะกับงานด้านการบัญชีและจำเป็นต้องใช้ร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูล (ดีบีเอ็มเอส) เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ สามารถออกรายงานทางการเงินและการบริหารได้ตามความต้องการของผู้ใช้ ทั้งนี้จะต้องเน้นการควบคุมทางการบัญชีในส่วนการควบคุมเฉพาะระบบ ทั้งในด้านการควบคุมด้านการเข้าถึง การรับเข้า การประมวลผล และการส่งออกข้อมูล โปรแกรม สำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมโดยมีการบันทึกข้อมูล รายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่างๆผลลัพธ์ของโปรแกรมอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆมีคุณสมบัติ ดังนี้ 1.มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน 2.มีโปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกำหนดขนาดแฟ้มข้อมูล 3.ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการที่มีขีดความสามารถการทำงานสูง 4.มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย แม่ข่าย 5.เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง 6.มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ 7.มีการสร้างแฟ้มหลักรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มหลัก 8.มีระบบการรับเข้าข้อมูลและตรวจทานการรับเข้าข้อมูล 9.การป้อนข้อมูลทางหน้าจออยู่ในลักษณะของการรับข้อมูลไดมากกว่าหนึ่งรายการ 10.มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด 11.มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี 12.มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน 13.การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคล่องตัวให้กับผู้ใช้ข้อมูล
2. การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต งบ การเงิน คือ รายงานทางการเงินที่นำเสนอต่อผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ตเป็นวิถีทางหนึ่งที่สามารถเชื่อมโยงงบการ เงินได้กว้างไกลทั่วโลกอย่างไร้พรมแดน คณะ กรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศสหรัฐอเมริกาไดพัฒนาฐานข้อมูลเอดการ์ขึ้น เพื่อใช้เก็บรวบรวมรายงานขึ้นของบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของ ประเทศสหรัฐอเมริกาในรูปแบบที่เป็นข้อความแต่ไม่สามารถนำรายงานทางการเงิน ของแต่ละบริษัทมาเปรียบเทียบกันได้เนื่องจากโครงสร้างงบการเงินต่างกันและ ถูกพัฒนาด้วยชุดคำสั่งที่ต่างกัน
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่างๆที่เกี่ยวข้องโดยมี การใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงข้อมูลเดียวและมีการนำเข้าข้อมูลเพียง ครั้งเดียวผู้ใช้ในหน่วยงานต่างๆ ความ สามารถของโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การยุคปัจจุบัน นอกจากการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การด้วยฐานข้อมูลเดียวกัน ขยายขอบเขตไปถึงการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศระหว่างองค์การเข้าด้วยกันหรืออีก นัยหนึ่งคือ การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การเข้ากับการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายใน องค์การคู่ค้า
หลักการพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี
ประกอบด้วยหลักการขั้นพื้นฐานอยู่ 5 ขั้นตอน คือ
ขั้นที่1 รวบรวมเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า
ขั้นที่2 บันทึกรายการค้าลงสมุดรายวัน
ขั้นที่3 ผ่านรายการไปยังบัญีแยกประเภท
ขั้นที่4 จัดทำงบทดลอง
ขั้นที่5 จัดทำรายงานการเงินและรายงานเพื่อการบริหาร
1. ให้ข้อูลเพื่อใช้ในการปฏิงานประจำวัน เช่น รายงานการขาย
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจ วางแผน และควบคุมการดำเนินงาน
3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฏหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอกประกอบด้วยตัวเลข งบดุล งบกำไรขาดทุน
การประยุกต์ใช้โปรแกรมทางการบัญชี
การใช้ Excel จัดทำบัยชีรายจ่าย (บัญชีเงินสด)
การจัดทำบัยชรายรับรายจ่าย โดยตามหลักฤษฎีแล้วหากทำธุรกิจแล้วต้องการเพิ่มกำไรให้มากขึ้นมีวิธีการทำอยู่ 2 วิธีคือ
1. การเพิ่มยอดขาย
2. การลดค่าใช้จ่าย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น